Писмо до превозвачите за онлайн резервации: готов текст

Решили сте от следващия месец превозвачите да си запазват час за рампата онлайн, а в понеделник в 8:00 пред портала пак чакат шест камиона без час. Обикновено причината не е в системата, а в писмото: дълго, без дата, изпратено до грешния човек и без отговор на въпроса „а ако закъснея?“.

Тук има готов текст на писмото, срок за прехода в три стъпки и кратки отговори на въпросите, които шофьорите ще задават на портала. Текстът работи с всяка система за резервации, а и с обикновена споделена таблица.

Защо писмата за „новата система“ не работят

Да кажем, че диспечер на транспортна фирма урежда курсове до дванайсет склада. Сутрин получава по няколко писма от клиенти, а Вашето е пето поред с тема „Важно: нова процедура“. Той го отлага, а шофьорът научава за промяната на портала.

Писмото не стига до действие по четири причини:

• Няма дата. „Скоро“ и „в близките седмици“ не значат нищо за човек, който планира по дни.
• Отива до грешния човек. Часовете ги уговаря диспечерът, не шофьорът и не счетоводството, което е в договора.
• Иска твърде много. Регистрация, парола, формуляр с десет полета. Всяка стъпка отказва част от хората.
• Не казва какво печели превозвачът. За него промяната е работа в повече, ако не види, че камионът му ще чака по-малко.

Кой получава писмото

Не пишете на всички наведнъж. Вземете графика или телефонния тефтер за последните четири седмици и пребройте камионите по фирми.

Да кажем, че за четири седмици сте приели 800 камиона от 30 фирми, а петте най-големи са докарали 440 от тях. Това е 55% от трафика (440 ÷ 800). Ако тези пет минат на резервации, повече от половината Ви ден вече е планиран. Започнете с тях, а останалите 25 получават същото писмо седмица по-късно. Колко точно е делът при Вас, ще видите от собствените си числа.

За всяка от петте фирми намерете имейла на диспечера, който реално Ви звъни, а не общия адрес на фирмата. Ако товарът е на доставчик, който сам наема превозвач, пратете писмото и на двамата: доставчикът решава кога тръгва стоката, превозвачът решава кога пристига камионът.

Срокът: три дати

Преходът се прави с ясни дати, които превозвачът може да запише в календара си. Примерен ред:

1. Ден 0: писмото. Изпращате го във вторник или сряда, не в петък следобед и не в седмицата преди празници.
2. Ден 7: началото. От този понеделник резервациите са отворени. Телефонът още работи, но всеки час, уговорен по телефона, експедицията вписва в същия график, не в стара таблица.
3. Ден 21: правилото. От тази дата камионите с резервация влизат първи. Камион без час се приема, когато има свободна рампа.

Три седмици стигат на диспечера да види писмото, да опита и да зададе въпросите си. По-дълъг срок се забравя, по-къс изглежда като заповед.

Готовият текст на писмото

Сменете текста в квадратни скоби и изтрийте редовете, които не важат за Вас.

Тема: Час за рампа в [склад, град] - от [дата] се запазва онлайн

Здравейте, [име],

От [дата, понеделник] часовете за товарене и разтоварване в [склад] се запазват онлайн тук: [адрес на страницата]. Целта е камионите Ви да не чакат пред портала.

Как става: [въвеждате имейла си, получавате връзка за вход и избирате свободен час]. Отнема около минута. Не плащате нищо.

Какво ни трябва: регистрационният номер на влекача, а ако го знаете, и на ремаркето.

Промяна или отказ: [до 2 часа преди часа] сами от същата страница. След това се обадете на [телефон].

Закъснение: чакаме Ви до [15] минути след часа. По-късно влизате на първата свободна рампа след камионите с резервация.

Камиони без час: до [дата, ден 21] уговаряме часове и по телефона. След това ги приемаме, когато има свободна рампа.

Въпроси: [име, телефон, имейл], [работно време].

Как обработваме данните: [адрес на политиката за поверителност].

Поздрави, [име, длъжност]

Предпоследният ред не е формалност. Ако в резервацията записвате лични данни, например имейл на диспечер или име на шофьор, чл. 13 от Общия регламент за защита на данните изисква да кажете кой ги обработва, за каква цел, на какво основание и колко време ги пазите. Връзка към политиката за поверителност е най-краткият начин. Това не е правен съвет: кои данни са лични във Вашия случай, проверете с юриста си.

Кратката версия за шофьора

Диспечерът ще препрати на шофьорите две изречения, не цялото писмо. Дайте му ги готови:

От [дата] в [склад] влизат първи камионите с резервация. Часът се запазва тук: [адрес]. Ако закъснявате, обадете се на [телефон] преди часа.

Кратки отговори за шофьорите

Тези въпроси ще чуе охраната на портала през първите седмици. Разпечатайте ги и ги оставете на КПП, за да отговаря всеки по един и същ начин.

• „Плаща ли се?“ Не. Часът е безплатен за превозвача.
• „Трябва ли регистрация?“ [Не. Влиза се с връзка по имейл, без парола.]
• „Закъснях с половин час.“ Влизате на първата свободна рампа след камионите с час. Следващия път се обадете преди часа, тогава може да се намери нов.
• „Подранил съм.“ Ако има свободна рампа, влизате. Ако няма, изчаквате часа си.
• „Почивката ми се пада точно в часа.“ Според чл. 7 от Регламент (ЕО) № 561/2006 след 4,5 часа шофиране почивката е поне 45 минути. Може да се раздели на две части: първо поне 15, после поне 30 минути. Когато знаете часа от предния ден, можете да я планирате преди склада, а не в опашката.
• „Нямам резервация, ще ме върнете ли?“ Не Ви връщаме. Влизате, когато има свободна рампа, след камионите с резервация.
• „Ремаркето е друго.“ Кажете новия номер на портала. [Резервацията се търси по номера на влекача.]
• „Не говоря български.“ [Страницата е и на английски, немски, гръцки и румънски.] Ако не е, дайте на охраната един лист с отговорите на английски.

Правилото за закъсненията трябва да е същото като в договора с превозвача. Ако там има свободно време и такса за престой, вижте кой плаща престоя пред рампата, за да не обещаете в писмото нещо различно.

Първите две седмици

Писмото е половината работа. Другата половина е какво прави експедицията след него.

• Всеки телефонен час се вписва веднага в графика. Така графикът е един и никой не пита „в Excel ли е, или в системата“.
• На ден 3 се обадете на петте големи фирми. Не за да ги гоните, а да чуете какво ги спира. Често е грешен имейл или писмо в папката за спам.
• На ден 10 пратете кратко напомняне само на тези, които още не са резервирали.
• Броете всеки ден колко от камионите са дошли с резервация.

Да кажем, че в края на първата седмица 3 от петте големи фирми резервират онлайн. Ако те карат 14 от 40-те Ви камиона на ден, 35% от деня вече е в графика без нито едно обаждане (14 ÷ 40). Това число показвате на останалите във второто писмо.

Ако слотовете още не са настроени, първо вижте колко дълъг да е слотът, а целият ден на прехода е описан в От Excel към слотове за 1 ден.

Къде помага Faber Ramp

Във Faber Ramp текстът в скобите важи почти дословно. Превозвачът получава връзка за вход по имейл, без регистрация и без парола, и не плаща нищо. Вижда само свободните часове, системата му предлага трите най-подходящи и пита само за номера на влекача, а по желание и на ремаркето. Може сам да мести или отказва резервацията до 2 часа преди часа, а страницата е на пет езика: български, английски, немски, гръцки и румънски. Повече за входа: резервация без парола.

Какво да направите утре

• Пребройте камионите по фирми за последните четири седмици и изберете петте най-големи.
• Намерете имейла на диспечера във всяка от тях.
• Решете трите дати: писмо, начало, правило.
• Попълнете скобите в писмото и го пратете във вторник или сряда.
• Разпечатайте отговорите за шофьорите и ги оставете на КПП.
• Вписвайте всеки телефонен час в графика още от първия ден.

План „Док“ е безплатен за един склад, без срок, а превозвачите не плащат: регистрация.