Неявилите се камиони: как да ги мерите и да ги намалите

Резервацията е за 10:00 на рампа 2, хладилен камион с 33 палета. В 10:30 камион още няма, телефонът на превозвача не отговаря, а пред портала от час чакат двама шофьори без час, на които казахте „няма място“.

Един неявил се камион струва повече от празен час. Той блокира рампа, която е можела да поеме друг, и обърква плана на хората на рампата. Тук ще намерите как да определите неявяването, как да го смятате, защо се случва и кои правила го намаляват още от утре, с програма или с обикновена таблица.

Какво точно е неявяване

Преди да броите, напишете определението. Без него всеки в склада брои различно и числото не значи нищо.

Работното определение, което предлагаме:

Неявяване е резервация, за която камионът не е дошъл до края на толеранса и която не е отказана преди крайния срок за отказ.

В него има две числа, които решавате Вие:

• Толеранс за закъснение. Например 30 минути след началото на часа. Камион, дошъл в 10:20 за час в 10:00, е закъснял, а не неявил се.
• Краен срок за отказ. Например 2 часа преди часа. Отказ в 7:00 за час в 10:00 е нормален отказ: имате три часа да дадете рампата на друг.

Така всяка резервация попада в точно една от четири групи: дошъл навреме, закъснял, отказан навреме, неявил се. Ако искате, броете отделно и късните откази, тези след крайния срок. За склада те са почти толкова лоши, колкото неявяването, но превозвачът поне се е обадил.

Как се смята процентът

Неявявания % = неявили се ÷ (всички резервации - отказани навреме) × 100

Отказаните навреме не влизат в сметката, защото не са блокирали рампа. Някои системи делят на всички резервации, затова проверете как е сметнато числото в отчета, преди да го сравните с миналия месец.

Да кажем, че за една седмица имате 210 резервации. 18 са отказани навреме, а 12 камиона не са дошли.

• База: 210 - 18 = 192
• Неявявания: 12 ÷ 192 = 6,25%

6% звучат малко. Сметнете ги в часове на рампата. Ако средно камион заема рампата 50 минути заедно със смяната, 12 празни слота са 600 минути, или 10 рампо-часа за седмицата. Това е повече от един пълен работен ден на една рампа, докато камиони без час чакат пред портала. Как се смята натоварването, е описано в статията за натоварването на рампите.

Средното крие виновниците

Сметнете същото число по превозвачи, а после по ден и час. Да кажем, че в същата седмица:

• Превозвач А: 60 резервации, 1 неявяване, 1,7%
• Превозвач Б: 45 резервации, 1 неявяване, 2,2%
• Превозвач В: 18 резервации, 6 неявявания, 33%

Половината от неявяванията идват от един превозвач с под една десета от резервациите (18 ÷ 192 = 9%). Разговорът с него ще помогне повече от всяко общо правило за всички.

По часове гледайте особено първия час сутрин и петъчния следобед. Ако неявяванията са събрани в 8:00, вероятно превозвачите запазват най-ранния час „за всеки случай“.

Защо камионите не идват

Рядко е от небрежност. Най-честите причини:

1. Планът се е сменил и никой не е казал. Диспечерът е пренаредил курсовете в 6:00, а отказът изисква обаждане, на което никой не вдига.
2. Стоката не е готова. Доставчикът не е натоварил навреме и камионът е тръгнал по-късно или изобщо не е тръгнал.
3. Шофьорът е изчерпал часовете си. Според чл. 6 от Регламент (ЕО) № 561/2006 дневното време на шофиране е до 9 часа, а най-много два пъти седмично може да стане 10. Ако чакане на предишния склад е изяло времето, следобедният Ви час остава празен.
4. Резервация „за всеки случай“. Диспечерът запазва два часа за един камион или час за курс, който още не е сигурен.
5. Часът е запазен преди седмици и е забравен.
6. Отказът е по-труден от неявяването. Ако за отказ трябват обаждане и обяснение, по-лесно е просто да не дойдеш.

Всяка причина има своя мярка. Затова при всяко неявяване записвайте и причината, ако я научите. След месец ще видите кои мерки Ви трябват.

Как да ги намалите

1. Направете отказа по-лесен от неявяването

Превозвачът трябва да може да откаже за минута, без да чака на телефона: с връзка в писмото с потвърждението, с отговор на имейл или поне на отделен телефон, който някой вдига. Обявете срока за отказ в правилата и го повторете в потвърждението.

2. Напомнете деня преди

Това става и без никаква система. В 15:00 експедицията праща кратко писмо до превозвачите с часове за утре:

Утре, [дата], очакваме [номер на влекача] в [час] на рампа [номер]. Ако нещо се промени, моля, откажете или преместете часа до [краен срок] на [връзка или телефон].

Писмата отнемат около 15 минути на ден. За хладилните камиони и за първия час сутрин си струва и едно обаждане. Ако някой не отговори, още вечерта знаете, че часът е под въпрос, и можете да го предложите на друг.

Още по-добре е часът да стои в календара на шофьора с аларма. Как става това, вижте в резервациите в календара на телефона.

3. Един влекач, един час

Приемете правилото, че за един номер на влекача има само една резервация в един прозорец от време, например 4 часа. Така резервациите „за всеки случай“ се виждат веднага, а диспечерът трябва да реши кой час му трябва.

4. Правила за пререзервация

Целта не е да накажете превозвача, а да пазите рампата. Ето подход на стъпки, който брои неявяванията за последните 30 дни:

1. Първо неявяване: записвате го с причината. Нищо повече.
2. Второ: обаждате се на диспечера с числата: „През октомври 3 от 8-те Ви часа останаха празни.“ Питате какво му пречи да откаже навреме.
3. Трето и следващи: часовете на този превозвач се потвърждават до 15:00 предния ден, иначе се освобождават. Или получава часове само след обяд, когато празната рампа не разваля пика.

Правилото важи за всички и е написано предварително. Тогава разговорът е за числа, а не за усещания. Ако искате такса за неявяване, тя трябва да е уговорена в договора с превозвача. Как стои въпросът с престоя и договорите, вижте в кой плаща престоя пред рампата. Това не е правен съвет.

5. Освободете рампата навреме

Когато толерансът изтече, часът е свободен. Дайте рампата на първия чакащ камион без час. Ако закъснелият дойде по-късно, влиза на първата свободна рампа след камионите с резервация. Така при слот от 60 минути и толеранс от 30 губите половината от слота, а не целия.

Седмичната проверка

Веднъж седмично, например в понеделник, гледайте три неща:

• процента неявявания за седмицата и накъде върви спрямо миналия месец;
• трите превозвача с най-много неявявания;
• часовете от деня, в които неявяванията се трупат.

Ако числото не се движи след месец, проверете дали отказът наистина е лесен. Повече за показателите на рампата: какво да мерите на рампата.

Къде помага Faber Ramp

Във Faber Ramp превозвачът отказва или мести часа сам от връзката, до 2 часа преди началото, без обаждане. Писмото с потвърждението носи файл за календара с аларма час преди началото. В план „Терминал“ охраната отбелязва на екрана за КПП „Не се яви“ с едно докосване, а системата записва името и часа, по желание и причината. Справките показват дела на непристигналите за периода и фирмите с най-много резервации, така че разговорът с превозвача започва с числа.

Какво да направите утре

• Напишете определението: толеранс за закъснение и краен срок за отказ.
• Сметнете неявяванията за последните четири седмици, общо и по превозвачи.
• Започнете да записвате причината за всяко неявяване.
• В 15:00 пратете първото напомняне за утрешните часове.
• Направете отказа възможен без обаждане.
• Напишете правилата за пререзервация и ги пратете на превозвачите.

План „Док“ е безплатен за един склад, без срок, а превозвачите не плащат: регистрация.