Резервациите в календара на телефона

Часът за рампа е безполезен, ако живее само в един имейл, който диспечерът е прочел във вторник. Има два начина резервациите да се озоват в календара на телефона - работят на iPhone и на Android - и те решават различни задачи. Струва си да знаете кой кога да ползвате.

Начин 1: прикаченият файл в имейла

Когато превозвачът направи резервация или я промени, писмото носи прикачен файл за календара. Отваря се от телефона и събитието влиза в календара.

Вътре има всичко, което трябва на шофьора: номерът на влекача и рампата в заглавието, складът и рампата като място, кодът на резервацията, фирмата и номерът на ремаркето. Има и аларма 60 минути преди началото.

При преместване новото писмо носи същото събитие с новия час - календарът го заменя, а не прави второ. Това е важно, защото е точно обратното на поведението, което всички очакват от прикачен файл.

Едно предупреждение. Отказът на резервация не изпраща писмо. Ако часът отпадне, събитието остава да стои в телефона. За човек, който следи един-два курса, това е поносимо. За диспечер с двайсет - не е. За него е вторият начин.

Начин 2: абонамент за календар

Това е един адрес, който календарът дърпа сам - приблизително веднъж на час, без да се пипа нищо.

Какво влиза в него:

• Прозорец от 30 дни назад до 180 дни напред.
• Отменените резервации се виждат с „ОТМЕНЕНА:“ отпред - това е разликата спрямо прикачения файл и причината диспечерите да предпочитат абонамента.
• Няма аларми - нарочно, за да не звъни телефонът два пъти, ако събитието вече е дошло и по имейл.
• Само за четене. Местене на събитие в телефона не мести нищо в системата. Часът се мести от портала.

Кой какво вижда: служител вижда резервациите на цялата фирма - при няколко обекта, на всички; фирмен акаунт вижда само своите. Тоест управителят може да си сложи целия утрешен ден в календара на телефона, а превозвачът - само своите курсове.

Адресът се издава веднъж

Абонаментът се включва от портала и адресът се показва един-единствен път. Той не се възстановява: ако го изгубите, издавате нов - а старият спира да работи в същия момент. Може и просто да го изключите.

Пазете го като парола. Който има адреса, вижда резервациите - без имейл, без вход, без нищо. Не го пращайте в общи чатове и групи. Ако сте го споделили по невнимание, издайте нов; това анулира стария незабавно.

Как се добавя

iPhone: Настройки → Календар → Профили → Добавяне на профил → Друго → Абониран календар → поставяте адреса.

Android: през Google Календар от компютър - calendar.google.com → „Други календари“ → „От URL адрес“ → поставяте адреса. Мобилното приложение не може да добави адрес; но щом го добавите веднъж от компютъра, календарът се появява и на телефона.

Кое за кого

• Шофьор с един курс → прикаченият файл от имейла. Нищо за настройване, има си аларма.
• Диспечер с много курсове → абонамент. Вижда и отмените.
• Управител на склада → абонамент. Целият ден на склада в телефона, без да се влиза никъде.

Едно ограничение, което да не ви изненада

Синхронизацията не е мигновена. Телефонът решава кога да провери адреса - обикновено на час. Затова абонаментът е чудесен за „какво имам утре“ и негоден за „какво се промени преди пет минути“. За последното има точно едно място: екранът на портала и календарът в системата. Не местете спешна комуникация в календара на телефона - той е огледало, не канал.