Настройка от нулата: складове, рампи и работно време

Настройката не е ИТ проект. Тя е около два часа работа и се прави в един и същ ред: склад → работно време → рампи → фирми → хора. Всичко останало може да се промени по всяко време. Две неща обаче се разбират погрешно най-често - типът на рампата и неработните дни - и точно те после генерират обажданията „не виждам свободни часове“. Затова са описани подробно.

1. Складът

Складът иска две неща: код (до 16 знака, например SOF1) и име. Няма полета за адрес и телефон - складът в системата е организационна единица, не визитка.

Броят складове е това, което абонаментът нарича „обекти“: Док включва 1, Терминал 2, Хъб 3 (и по 59 € за всеки следващ). Лимитът е твърд - при опит да създадете склад над него системата отказва и го казва. Рампите и потребителите са неограничени във всеки план.

2. Работното време

Работното време се задава с начален час, краен час, дължина на слота (15, 30, 45, 60, 90 или 120 минути) и часова зона (Europe/Sofia).

Дължината на слота е решение, което взимате с поглед към последните две седмици: колко минути минават от влизане до излизане на типичния камион? Закръглете нагоре. Може да я смените после - но всяка смяна разбърква навиците на контрагентите, така че си струва да я закръглите щедро първия път.

3. Рампите

Рампата иска код, име, собствено работно време и дължина на слота (от 5 до 240 минути, на стъпки от 5). Работният ѝ прозорец може да е различен от този на склада - именно той се използва, когато системата смята кои часове са свободни. Хладилната рампа спокойно може да е с 90-минутни слотове, докато сухата е с 30.

Типът на рампата не е „хладилна/суха“

Това е екранът, който се разбира погрешно най-често. Типът описва посоката на сделката, не оборудването:

• EXW - клиентът идва да вземе стоката.
• DAP - доставчикът докарва стоката при вас.
• DAP+EXW (двупосочна) - обслужва и двете, но не се предлага за самостоятелна резервация. Такива рампи се пълнят само ръчно от експедицията.

Фирмите също имат тип: EXW клиент, DAP клиент или Смесен. И тук е връзката, която трябва да запомните: превозвачът вижда само рампите, които съответстват на неговия тип. Смесеният вижда и двата вида.

Практическото следствие си струва да се запише някъде: когато контрагент се обади „няма свободни часове при вас“, първата проверка не е графикът, а типът на фирмата. Фирма, маркирана като DAP, никога няма да види EXW рампа - независимо колко празна е тя.

Един слот е един камион

Няма настройка „двама едновременно на една рампа“. Ако физически приемате два камиона наведнъж на един док, това са две рампи в системата. Опитът да го изразите с по-дълъг слот винаги свършва зле - резервациите се бият и графикът лъже.

4. Неработните дни

Празниците се въвеждат по дата и са два вида:

• затворено - рампите не приемат резервации в този ден;
• работен ден със съкратено време - въвеждате час от и час до.

Празник, въведен за конкретен склад, има предимство пред глобалния - така обект, който работи на 6 септември, не наследява затварянето на останалите.

Две неща, които е по-добре да чуете сега, отколкото в петък следобед: няма готов списък с официалните български празници (въвеждат се на ръка) и няма повтарящо се правило от рода на „всяка събота до 13:00“. Рампа, създадена от екрана, работи всеки ден в зададения си час; съботите и неделите, в които не работите, се въвеждат като дати. За повечето складове това е половин час веднъж годишно - направете го наведнъж за цялата година и повече не се връщайте.

5. Фирмите

Всяка фирма иска име, ДДС номер, тип (виж по-горе), имейл и телефон за контакт. Без фирма няма кой да резервира - акаунтът на превозвача се закача за нея.

6. Хората

Кой каква роля получава и защо охраната няма достъп до справките - в статията за ролите.

Едно нещо, което няма да намерите: одобрение на резервации

Няма режим „чакащо одобрение“. Слотът, който клиентът избере, е потвърден в момента на избора - резервацията влиза направо в графика.

Това не е пропуск, а решение. Ако за конкретен контрагент искате човешка преценка преди всеки час, просто не му давайте достъп до портала: неговите доставки ги вписва експедицията, както и досега. Смесеният режим - „всички резервират, но аз одобрявам“ - на практика само връща телефона в процеса.

Проверката накрая

Отворете календара за утре и вижте свободните часове през очите на клиента. Ако там не се показва нищо, проверете в този ред: работен ли е денят, съвпада ли типът на фирмата с типа на рампата, и активна ли е рампата. В 9 от 10 случая причината е втората.

Оттук нататък сте готови да пуснете първите контрагенти - как става това без нито една парола, е в статията за резервацията без парола.